Använd den här checklistan varje gång du gör ett köp för företagets räkning.

  1. Datum
    Kontrollera att datum för köpet finns med.​
  2. Vad som köpts
    Beskrivningen ska vara tydlig (inte bara “varor” eller “mat”, utan till exempel “kontorsmaterial”, “arbetslunch” eller “programvara”).
  3. Belopp och moms
    Totalsumma ska stå på kvittot.​
    Moms ska framgå, antingen som särskilt belopp eller som angiven momssats.
  4. Uppgifter om säljaren
    Företagsnamn ska finnas på kvittot.​
    Helst också organisationsnummer och/eller säljarens momsregistreringsnummer.
  5. Betalningssätt
    Det ska framgå hur du har betalat (till exempel kort, Swish, faktura eller kontant), eller kunna styrkas via kontoutdrag.
  6. Läsbarhet
    Kvitto ska vara helt och läsbart, inte halvt bortslitet, suddigt eller så skrynkligt att information saknas.​
  7. Digitalt eller papper
    Ett kvitto kan vara i pappersform eller digitalt (till exempel pdf, bild eller kvitto i app).
    Enligt nya regler behöver papperskvitton inte sparas om de har skannats in och sparas på ett säkert sätt i våra digitala system.
    Släng inte papperskvittot förrän du vet att det är korrekt uppladdat och sparat digitalt.
  8. Utlägg som anställd
    Lämna in kvittot så snart som möjligt efter köpet, tillsammans med uppgift om syfte och eventuell projektreferens/kund.
    Kvitto eller faktura ska motsvara det belopp du begär ersättning för.​
  9. Representation (t.ex. kundlunch)
    Spara kvittot precis som för andra inköp.
    Skriv på eller vid kvittot: syfte med träffen (t.ex. “kundmöte inför nytt avtal”) och namn/företag på samtliga deltagare.
    Tänk på att bara vissa delar av kostnaden är avdragsgilla enligt Skatteverkets regler för representation.
  10. Större belopp (över ca 4 000 kr)
    Vid större köp (cirka 4 000 kr inklusive moms och uppåt) behöver vi vanligtvis en fullständig faktura ställd på företaget, inte bara ett kassakvitto, för att momsavdraget ska godkännas.
    Be därför leverantören skriva en faktura med vårt företagsnamn och adress.​

Källor och mer läsning